O caderno de encargos
É hoje o destinatário mais frequente. Os cadernos de encargos de operações de atendimento passaram a incluir exigências de conformidade que não constavam há cinco anos, e o concorrente que responde com declarações próprias fica em desvantagem face ao que anexa evidência.
O que o caderno de encargos valoriza é a especificidade: não «cumprimos a legislação aplicável», mas o guião, o relatório de medição e a fundamentação do prazo de conservação.
A auditoria de cliente
A entidade que contrata a operação continua a responder perante o consumidor, e por isso audita quem a opera. Estas auditorias são, na prática, mais exigentes do que as acções inspectivas, porque o cliente conhece a operação e sabe onde procurar.
A auditoria de cliente verifica, tipicamente, a correspondência entre o contratado e o praticado — e é aí que a existência de guiões com controlo de versões faz diferença material.
A acção inspectiva
A fiscalização compete ao regulador sectorial, à Direcção-Geral do Consumidor e à Autoridade de Segurança Alimentar e Económica, nos termos do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 134/2009, na redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 9/2021. A estas acrescem a Comissão Nacional de Protecção de Dados e a Autoridade Nacional de Comunicações em matéria de comunicações não solicitadas.
Numa acção inspectiva, o tempo disponível para reunir evidência é o tempo que decorre entre a notificação e a resposta — insuficiente para constituir o que não existe.
O que cada destinatário examina primeiro
| Destinatário | Primeira verificação | Documento decisivo |
|---|---|---|
| Caderno de encargos | Existência de evidência específica, não declarativa | Relatório de verificação independente |
| Auditoria de cliente | Correspondência entre o contratado e o praticado | Guiões com controlo de versões |
| Acção inspectiva | Obrigações verificáveis do exterior | Registo de medição do tempo de espera |
| Autoridade de protecção de dados | Base de licitude e prazo de conservação | Fundamentação escrita do prazo e registo de tratamento |
Aplicar isto ao seu caso
O enquadramento geral não substitui a análise concreta. O diagnóstico determina o que se aplica à sua operação em particular.