Quem cumpre e não o demonstra está na mesma posição de quem não cumpre

O dossier de conformidade não é um arquivo de documentos. É uma estrutura em que cada obrigação aplicável tem, ao lado, a evidência que a demonstra e o nome de quem a mantém actualizada. Essa correspondência — obrigação, evidência, responsável — é toda a diferença entre um arquivo e um instrumento.

O teste de que o dossier funciona é simples de aplicar: pede-se a evidência de uma obrigação escolhida ao acaso e conta-se o tempo até ela ser exibida. Se a resposta exigir procurar, perguntar ou reconstituir, o dossier não existe.

A estrutura

1. Índice por grupo de normasOs seis grupos de obrigações, com a lista das obrigações concretas que cada um contém para esta entidade em particular.
2. Matriz obrigação-evidênciaPara cada obrigação: a evidência que a demonstra, onde está, quem a produz, com que periodicidade é actualizada e até quando é válida.
3. Evidência propriamente ditaGuiões com controlo de versões, relatórios de medição, fundamentações escritas, cláusulas contratuais, registos de formação e capturas datadas.
4. Registo de lacunas e planoO que ainda não tem evidência, porquê e em que prazo se prevê produzi-la. Um dossier honesto tem lacunas assinaladas; um dossier sem lacunas é, em regra, um dossier incompleto.
5. Procedimento de manutençãoQuem revê, com que periodicidade, o que desencadeia uma revisão extraordinária e como se registam as alterações.

As dores que este sítio endereça

Cada uma tem resposta concreta na página de soluções.

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